Faktury online i ich przewaga nad dokumentami papierowymi

Nie da się zaprzeczyć, że polskie (ale i europejskie) społeczeństwo, zaczyna funkcjonować w czymś co można nazwać kulturą online. Proces ten nie dotyczy wyłącznie spędzania coraz większej liczby godzin na stronach społecznościowych, ale też wielu innych dziedzin życia, w tym… księgowości.

Fakturowanie online – najważniejsze zalety

Sporządzanie faktur online niesie ze sobą wiele korzyści. Można to zrobić szybko, sprawnie i to bez konieczności czasochłonnego wypełniania kolejnych kolumn. Co więcej – faktury online można poprawiać o ile nie zostały zatwierdzone w systemie. Nie można mieć też żadnych wątpliwości co do ich estetyki, gdyż są wypełniane za pomocą czytelnych czcionek.

Olbrzymią zaletą elektronicznych systemów rozliczania faktur jest ich łatwy i szybki przepływ. Sporządzanie dokumentu trwa zaledwie kilka chwil, podobnie zresztą jak przetworzenie go do postaci pdf. Wygenerowany w ten sposób plik można łatwo wysłać jako załącznik, a następnie – przesłać na wybrany adres e-mail. Co więcej, niektóre aplikacji do faktur online posiadają własnego klienta e-mail.

Fakturowanie online – najważniejsze wady

Niestety, sporządzanie faktur w formie elektronicznej ma też swoje wady. Owszem, są one dostępne w postaci cyfrowej, ale wiąże się to z koniecznością ich odpowiedniego zabezpieczenia. Nie jest to proste, gdyż – zwłaszcza w przypadku dużych przedsiębiorstw – pliki cyfrowe należą do grona danych wrażliwych i podatnych na złamanie, tudzież wykradzenie.

Należy też pamiętać, że przechowywanie plików w wersji cyfrowej niesie ze sobą pewne zagrożenia. Co ważne – nie muszą one dotyczyć wyłącznie kradzieży informacji. Wręcz przeciwnie, takie dane można łatwo (i przypadkowo) usunąć. Często nawet zdarza się i tak, że do ich kasacji dochodzi na skutek uszkodzenia komputera lub też jego zawirusowania.

Warto czy nie warto?

Wystawiać faktury online można, a nawet trzeba. Część związanych z nimi ograniczeń można wyeliminować np. poprzez scedowanie obowiązków na ich wystawcę, jeśli jest nim np. podmiot zewnętrzny. Warto jednak podkreślić, że wiele kwestii (w tym bezpieczeństwo danych) musi być pod tym względem dokładnie przemyślanych.

Podsumowując, fakturowanie online jest dużą korzyścią dla przedsiębiorstwa, gdyż pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze i daje możliwość szybkiego skorygowania błędów. Niestety, wiąże się ono również z pewnymi ograniczeniami a nawet zagrożeniami.

Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z firmy Afaktury.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here